5 tips om gemakkelijker en met meer rust te werken

5 tips om gemakkelijker en met meer rust te werken

Dit is een gastblog geschreven door Femke Bosma van Structurista Organizing.

Als ondernemer komt er veel op je bordje. Waarvoor bij een baan in loondienst allerlei afdelingen zijn, moet jij het nu allemaal zelf regelen. Het overzicht houden op wat je moet regelen en doen, je werk structureren, indelen en plannen; de een gaat het gemakkelijk af maar niet iedereen beheerst dit van nature. Ook tijdens opleidingen is dit vaak geen onderdeel van de lesstof.

Laat dit structureren en plannen nou net zijn waar ik enorm veel energie van krijg. Ik hou van simpel en praktisch en geef daarom graag een aantal hele praktische tips waarmee je direct gemakkelijker en met meer rust kan werken.

Tip 1. Niets meer onthouden

Je brein is superslim en kan heel veel, maar is helaas niet geschikt om veel dingen tegelijk te onthouden. Laat staan dat het al die gedachten en herinneringen onder controle kan houden en kan ordenen. Wetenschappelijk bewezen is dat je niet meer dan 4 dingen tegelijk kan onthouden.

Probeer dus niet langer om alles te onthouden en je to-do-lijstjes in je hoofd te maken. Dat gaat gewoon niet. Wel kun je een ‘extern geheugen’ creëren waarmee je alles wat je in je hoofd hebt zichtbaar en overzichtelijk maakt. Een aantal tips om te werken met een extern geheugen zijn:

  • ‘Parkeer’ alles wat je te binnen schiet tijdens je werk door het te noteren zodat het uit je hoofd is.
  • Noteer wat je allemaal wil of moet doen om overzicht te creëren.
  • Plan werk in zodat je er vanzelf aan herinnerd wordt zonder steeds na te hoeven denken over de volgende taak.
  • Neem vaste momenten om alles wat je opgeschreven en gepland hebt te ‘verwerken’ in plaats van dit nog overal tussendoor te doen.

Tip 2. Werken in blokken van gelijksoortige taken

Dit is een aanvulling op de vorige tip. Je hersenen zijn niet in staat om 2 taken waarbij je moet nadenken tegelijk uit te voeren; ‘multitasken’ bestaat niet. Veel mensen denken het te kunnen maar eigenlijk doe je taken ná elkaar. Het nadeel van steeds schakelen tussen taken is dat je hersenen steeds tijd nodig hebben om de concentratie weer te herpakken.

Als je dit weet, kan je hier rekening mee gaan houden door jouw werkzaamheden in te plannen in blokken.

Sommige acties en taken vragen tijd om over na te denken, je gedachten over te laten gaan en zo langzaam tot een resultaat te komen. Dit zijn meestal de inhoudelijke taken of taken die creatief denken van je vragen. Daarnaast zijn er heel veel taken in jouw bedrijf die juist vragen om korte en snelle acties en om veel te schakelen tussen taken.

Plan je werk daarom in blokken waarin je snelle en korte acties uitvoert (administratie, mail verwerken) en blokken waarin je de tijd neemt om je te focussen op een taak die langere tijd jouw aandacht nodig heeft.

Tip 3. Een overzichtelijke agenda en mailbox

Een bijgewerkte mailbox en een overzichtelijke agenda werken het prettigst. Zeker als je het druk hebt is het noodzakelijk dat je het overzicht blijft houden.

  • Noteer afspraken direct in je agenda en zet deze informatie er altijd bij: de locatie, reistijd voor en na de afspraak en eventuele voorbereidingstijd. Plan voor dit laatste meteen tijd in ruim voor de afspraak.
  • Noteer herinneringen aan taken die je moet uitvoeren niet in je agenda maar in een taken-app of notitieboekje. Leg voor taken met een deadline of taken die veel tijd vragen, tijd vast in je agenda zodat je zeker weet dat je tijd hebt om deze uit te voeren.
  • Probeer zo efficiënt mogelijk met e-mail om te gaan door elke e-mail maar 1 keer te behandelen. Kies meteen wat je ermee doet: weggooien, archiveren, delegeren, er een taak van maken of er tijd voor inplannen in je agenda.
  • Laat je mailprogramma al een eerste schifting maken in de binnenkomende mail. Dit kan onder andere door regels aan te maken waardoor mails van bepaalde afzenders of met bepaalde woorden in de titel (bv. nieuwsbrieven) naar een aparte map onder je inbox verplaatst worden. Of gebruik de mogelijkheid van de prioriteit en overige binnen je inbox.

Tip 4. Zet stoorzenders uit

Geconcentreerd en gefocust werken is tegenwoordig erg lastig door alle afleiding van binnenkomende mails en alle pingen en piepjes vanuit de mobiele telefoons. Om effectiever te kunnen werken, kan je al veel afleiding verminderen door:

  • Meldingen voor binnenkomende e-mails (piepjes, pop-ups etc.) op je computer en je telefoon uit te zetten en je mailprogramma te sluiten als je ermee klaar bent.
  • Meldingen vanuit groeps(Whats)apps uit te zetten. Dit zijn meestal geen dringende berichten dus die kunnen wel even wachten totdat jij zelf besluit ernaar te kijken.
  • Meldingen van apps op je telefoon uit te zetten en alleen apps op het 1e scherm te plaatsen (waarop je telefoon opent) die belangrijk zijn.

Tip 5. Een fijne werkplek

Het lijkt een inkopper maar een goede werkplek is echt een van de belangrijke factoren om prettig te kunnen werken. Met ‘fijn’ bedoel ik dat je rustig kan werken, je werkblad opgeruimd is en je de juiste spullen bij de hand hebt en dat je comfortabel zit. Goed zitten helpt bovendien RSI-klachten voorkomen. Als je er één keer tijd aan besteed dan heb je er járen plezier van.

  • Hou de spullen die je veel nodig hebt voor je werk bij de hand. Daarmee bedoel ik dat je erbij kan zonder weg te hoeven lopen van je werkplek. Een (laden)kast naast of onder je bureau is ideaal. Of een kast met de multomappen die je regelmatig nodig hebt naast of achter je zodat je erbij kan als je je omdraait op je bureaustoel. Hou kleine bureauspullen het liefst voor het grijpen in een bakje of etui op het bureau. Dit kan je na het werk weer in de kast zetten.
  • Neem aan het begin van je werkdag een paar minuten de tijd om de spullen die je nodig denkt te hebben te pakken en klaar te zetten en zet/leg spullen weer terug op hun vaste plek zodra je ermee klaar bent.
  • Stel je bureaustoel in op de juiste hoogte en bepaal hoe hoog je bureau moet zijn als je in de bureaustoel zit. Een zit-sta-bureau is fantastisch als je meerdere uren per dag achter de computer werkt.
  • Als je meerdere uren achter elkaar op een laptop werkt, kun je eigenlijk niet zonder los beeldscherm en toetsenbord om goed (rechtop) te kunnen zitten. Zet het beeldscherm op de juiste hoogte, eventueel door een pak papier of speciaal daarvoor bedoelde beeldschermverhoger te gebruiken.

Heel veel succes met het in praktijk brengen van deze tips!

Mijn naam is Femke Bosma, ik ben professional organizer bij Structurista Organizing en ik help ondernemers om makkelijker en met meer plezier en rust te werken. Onder andere hoe je het overzicht en de controle kan houden over je mailbox, agenda en to-do-lijstjes. Tijdens de VIP-dag kun je dit in 1 dag leren. Voor meer tips over hoe je kunt werken met meer focus verwijs ik graag naar het gratis e-book “Effectiever werken door meer focus”.

Plaats een reactie